전시회&박람회 참가기업의 5단계 성공 준비 프로세스

전시회나 박람회에 참여하기 위해선 자사에게 필요한 전시회인지를 분석하고 전시회 참가준비를 해야하죠. 이에 더해어떤 전시품을 출품할 것인지, 홍보책자 판촉물은 어떻게 할 것인지 준비해야할 것이 한 두가지가 아닙니다. 더군다나 전시회나 박람회에 참가해본 적이 없는 기업이라면 이러한 고민은 더욱 커지게 마련인데요. 

그래서 오늘은 여러분들의 이런 고민을 말끔히 해결해드리고자 전시회&박람회 참가를 위한 5단계의 준비 프로세스를 소개할까해요. 회사의 성장을 위해 전시회에 참석하고자 하는 분들이라면, 꼭 집중해주세요. (서울푸드 전시회참가를 기준으로 했어요.)

STEP1. 전시회 참가 준비

우선 기업의 제품을 제대로 홍보할 수 있는 전시회를 발굴하는 것이 필요합니다. '식품산업'관련한 전시회·박람회를 검색해보면 2014 경남창원국제식품음식박람회, 2014 서울수산식품전시회. 제14회 대구국제식품전, 제21회 부산국제식품대전을 비롯한 다양한 전시회·박람회가 나옵니다. 

그럼 이 많은 전시회·박람회들의 성격분석을 해야겠지요. 어떠한 식품업계의 종사자들이 많이 참석하는지, 식품산업중에서도 어떠한 식품산업군에 초점을 맞추고 있는가, 참관객의 비율이 해외바이어가 더 많은가, 일반인이 더 많은가 등을 고려해야 합니다. 그 중에서도 자사가 전시회 참가 목적을 달성할 수 있게 해주는 전시회를 선택해야하겠습니다. 만약, 해외수출이 전시회참가의 목적이라면 해외바이어가 많이 참여하는 식품전을 선택하고 시장조사·경쟁자조사가 목적이라면 얼마나 많은 경쟁기업이 참여하는지가 중요하겠지요. 

자사의 목적에 부합하는 전시회를 선택했다면 전시회 공식 홈페이지에 가서 참가신청을 합니다. 후에 부스를 선택해야하는데요. 독립부스인지, 조립부스인지, 독립부스라면 몇 개의 부스를 선택할 것인지 비용대비 효과를 고민해 신중해 결정해야 합니다. 

STEP2. 사전(Pre-Show) 마케팅

전시회에서의 마케팅은 세 가지로 나눌 수 있는데요. 사전(Pre-show)마케팅, 현장(On-site)마케팅, 사후(Follow-up)마케팅으로 나눌 수 있답니다. 세 요소 모두 전시회 참가의 성과를 높이는 데 굉장히 중요한 역할을 합니다. 그 중에서도 특히 사전마케팅은 전시회 참가의 성패를 가늠하는 바로미터가 됩니다. 

우선, 사전(Pre-show)마케팅이란 잠재수요층을 대상으로 판촉을 벌이는 것을 말합니다. 바이어 혹은 도매업자, 수입업자와 같은 참관객은 모든 전시회 부스를 돌아볼 시간적 여유가 없기 때문에 바이어와 사전에 접촉하는 것이 중요합니다. 

2013년에 진행된 서울푸드 전시회를 보기만 하더라도 이 규모의 크기를 가늠할 수 있답니다. 660개사, 1,679개 부스의 국내기업과 550개사, 629개 부스의 해외기업이 참가한 엄청난 규모의 전시회이기 때문에 사실상 바이어가 모든 부스를 돌아보기란 불가능합니다. 그렇기 때문에, 해당국가의 바이어 정보를 수집해 메일을 통해 제품을 알리는 것과 같은 사전마케팅 활동이 필요하답니다. 

STEP3. 부스운영준비

세 번째 단계는 전회에서 직접적으로 운영하게 될 부스를 어떻게 활용할 것인지 계획하는 단계입니다. 부스에 어떤 제품을 전시할 것인지부터 고민해봐야 할 것 같은데요. 자사의 핵심제품을 전시할 것인지, 아니면 자사에서 밀고 있는 신제품을 전시할 것인지에서부터 여러개의 전시품을 출품한다면 몇 개를 전시품을 출품할 것인지 고민해봐야겠습니다. 

더군다나 조립식부스를 선택했다면 경쟁사와의 차별성을 위해 부스디자인 및 진열에 많은 아이디어를 생각하며 실행하는 것이 좋겠지요. 이에 더해 전시부스에 전시할 홍보책자 혹은 판촉물을 준비해야 하는데요. 기업의 핵심역량에서부터 제품의 차별적인 면을 적절히 소개할 수 있는 판촉물로 전시회가 끝나고라도 기억이 날 수 있게 하는 것이 중요할 것 같습니다.  

STEP4. 현장(On-Site), 사후(Follow-up)마케팅

다음 단계는 현장(On-Site)마케팅과 사후(Follow-up)마케팅입니다. '식품산업'에서 현장마케팅이 중요한 이유는 직접 요리를 시연하며 제품을 홍보하는 일이 많기 때문일거에요. 그래서 회사 부스위치라던가 신청한 장치들이 제대로 갖추어져 있는지 확인을 하는 것이 필요합니다. 

홍보책자를 나누어주거나 전시품을 시연하는 등 바이어 혹은 도매업자, 일반인의 시선을 끌기 위한 행동이 필요하겠죠. 가장 중요한 것은 '생동감 있는 부스'의 느낌이 아닐까 합니다. 조립식 부스의 경우 부스자체로는 시선을 끌 수 없기 때문에 전시품에 애정을 갖고, 적극적으로 시연을 하는 태도를 통해 살아있는 느낌을 전해주는 것이 중요합니다. 

사전에 초청한 바이어와 현장에서 만난 바이어 모두 장기적으로 자사와 거래를 할 수 있는 가능성이 있기 때문에 선택과 집중을 하되 여지를 남겨두는 것이 좋답니다. 한편, 세미나 혹은 상담회와 같은 전시회 내 프로그램구성을 살펴볼 필요도 있습니다. 이러한 참여프로그램을 통해 인적네트워킹이 가능하기 때문입니다. :)

전시회가 끝난 후에는 전시회 참가로 인한 실적은 있었는지의 결과보고서를 작성해 단순히 부스를 방문한 바이어부터 구체적인 내용까지 상담을 진행한 바이어까지 핵심내용을 정리해야 합니다. 이를 통해 현장에서 상담한 바이어에게 추가메일을 보내는 등 전시회가 끝난 후에도 다양한 활동이 필요하답니다. 더욱이, 문제점과 개선점을 파악해 차기전시회의 참가를 계획하는 노력도 필요합니다.